Szukaj w serwisie:

Monitoring Funduszy Europejskich

 
W celu racjonalnego, sprawnego i efektywnego wykorzystania środków strukturalnych, Unia Europejska nakłada na państwa członkowskie - beneficjentów, obowiązek monitorowania wydatków i efektów rzeczowych wdrażania programów operacyjnych.
Monitorowanie jest to proces systematycznego zbierania, raportowania i interpretowania danych opisujących postęp i efekty programu. Monitoring spełnia m.in. rolę systemu wczesnego ostrzegania o ewentualnych nieprawidłowościach. W monitorowaniu biorą udział wszystkie podmioty zaangażowane we wdrażanie programu.
Monitoring wspomaga proces zarządzania pomocą ze środków strukturalnych. W przypadku ZPORR monitoring dostarcza informacji o postępie realizacji i efektywności wdrażania pomocy - począwszy od pojedynczego projektu, poprzez działanie i priorytet, a skończywszy na Programie Operacyjnym.
W zależności od charakteru dostarczanych danych, monitoring dzielimy na:
  • rzeczowy - dostarcza danych obrazujących postęp we wdrażaniu programu oraz umożliwiających ocenę jego wykonania w odniesieniu do celów ustalonych w ZPORR i jego Uzupełnieniu.
  • finansowy - dostarcza danych dotyczących finansowych aspektów realizacji programu, będących podstawą do oceny sprawności wydatkowania przeznaczonych na niego środków. Odbywa się w oparciu o raporty - okresowe, roczne oraz końcowe, które przedstawiane są Instytucji Płatniczej przez Instytucję Zarządzającą.
Instytucje zaangażowane w proces monitorowania
Instytucje Zadania
INSTYTUCJA PŁATNICZA Departament Obsługi Funduszy Pomocowych, Ministerstwo Finansów
  • Prowadzi monitoring finansowy wdrażania ZPORR, którego przedmiotem są zobowiązania finansowe , płynność dostępu środków (na rachunkach bankowych w momencie płatności) i terminowość ich wydatkowania.
  • Sporządza kwartalne i roczne raporty o postępie wydatków i ewentualnych nieprawidłowościach finansowych na potrzeby Instytucji Zarządzającej PWW i Komitetu Monitorującego PWW.
  • Zarządza systemem informatycznym SIMIK.
KOMITET MONITORUJĄCY ZPORR
  • jest odpowiedzialny za monitoring ZPORR na poziomie krajowym, w tym m.in. za zatwierdzanie raportów monitoringowych przed ich przekazaniem Instytucji Zarządzającej PWW i Instytucji Płatniczej, zatwierdzanie kryteriów wyboru projektów oraz wskaźników monitorowania.
INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA ZPORR Departament Wdrażania Programów Rozwoju Regionalnego, MGPiPS
  • prowadzi monitoring w oparciu o ilościowe i jakościowe wskaźniki z realizacji programu, zdefiniowane w ZPORR i jego Uzupełnieniu, w przekroju program/priorytet/działanie;
  • w oparciu o raporty Instytucji Pośredniczących sporządza zbiorcze raporty monitoringowe, a po ich zaakceptowaniu przez Komitet monitorujący ZPORR przekazuje je do Instytucji Zarządzającej PWW, Instytucji Płatniczej oraz Komisji Europejskiej (roczne i końcowe);
  • na jej poziomie następuje konsolidacja informacji zawartych w raportach z realizacji komponentów regionalnych, jak również konsolidacja odrębnych raportów dla obu funduszy (EFRR i EFS), stanowiących źródła współfinansowania ZPORR;
  • na zlecenie Komisji Europejskiej, Instytucji Zarządzającej PWW czy Instytucji Płatniczej sporządza także raporty ad hoc oraz na temat wybranych aspektów wdrażania. Odpowiada za wprowadzanie danych do systemu SIMIK na poziomie programu. Organizuje ocenę Programu.
PODKOMITETY MONITORUJĄCE KOMPONENTY REGIONALNE ZPORR
  • powoływane są przez właściwych wojewodów;
  • odpowiadają za monitorowanie wdrażania ZPORR na szczeblu województwa, w tym m.in. zatwierdzają raporty monitoringowe z komponentu regionalnego (kwartalne, roczne i końcowe) przed ich przekazaniem Instytucji Zarządzającej ZPORR.
INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA Urząd Wojewódzki
  • prowadzi monitoring w oparciu o ilościowe i jakościowe wskaźniki realizacji programu, zdefiniowane w ZPORR i jego Uzupełnieniu, w przekroju programu/priorytetu/działania a także projektu;
  • odpowiada za wprowadzanie danych do systemu SIMIK na poziomie komponentu regionalnego ZPORR. W oparciu o dane od Beneficjentów Końcowych sporządza raporty monitoringowe z realizacji komponentu regionalnego ZPORR a po ich weryfikacji i zaakceptowaniu przez Podkomitet monitorujący komponent regionalny ZPORR przekazuje je Instytucji Zarządzającej ZPORR.
BENEFICJENT KOŃCOWY:
  1. INSTYTUCJA WDRAŻAJĄCA (P II i Dz. 3.4.)
    Wojewódzki Urząd Pracy oraz wyodrębniona komórka organizacyjna Urzędu Marszałkowskiego
    • monitoruje wdrażanie poszczególnych projektów, w tym okresowo, rocznie i na zakończenie przyjmuje i weryfikuje raporty z realizacji projektów od Odbiorców Ostatecznych (projektodawców) oraz przygotowuje raport monitoringowy z realizacji działania i przedkłada go Instytucji Pośredniczącej;
    • odpowiada za wprowadzanie danych do systemu SIMIK na poziomie komponentu regionalnego ZPORR.B.
    • PROJEKTODAWCA
      • monitoruje wdrażanie projektu, w tym przygotowuje okresowo, rocznie i na zakończenie raport monitoringowy z realizacji projektu i przedkłada go Instytucji Pośredniczącej lub Wdrażającej (P II i Dz. 3.4).
JEDNOSTKA MONITORUJĄCO-KONTROLNA (EFRR lub EFS)
  • sporządza, na podstawie okresowych raportów otrzymanych od Instytucji Zarządzającej ZPORR, półroczne i roczne raporty z wdrażania poszczególnych funduszy na potrzeby Instytucji Zarządzającej PWW, Instytucji Płatniczej, Komitetu Monitorującego PWW oraz Komisji Europejskiej.
KRAJOWA JEDNOSTKA OCENY
  • wyznacza standardy oceny i ewaluacji programów operacyjnych;
  • wspomaga prace Instytucji Zarządzającej programem w organizowaniu ewaluacji zgodnie z zapisami Rozporządzenia ramowego.
System raportowania to otoczenie instytucjonalno-prawne, które tworzy warunki dla prowadzenia sprawozdawczości. Raportowanie zakłada bieżący i periodyczny przepływ informacji, co pozwala na weryfikację nieprawidłowości w procesie wdrażania i monitorowania ZPORR.

Elementami systemu raportowania są:

  • przedmiot raportowania, tj. projekty i działania w ramach ZPORR;
  • narzędzia raportowania, tj. raporty, sprawozdania, wnioski;
  • okresy sprawozdawcze.
Istotą raportowania jest sprawozdanie z postępu realizacji projektu, pod/działania oraz całości Programu. Każdy rodzaj sprawozdania to periodyczna prezentacja efektywności wdrażania oraz wykorzystania współfinansowania z Unii Europejskiej. Informację o stopniu realizacji założonych celów i wyznaczonych wartości docelowych wskaźników monitoringowych daje sprawozdanie formalne, tj. raport okresowy.
Każde sprawozdanie powinno informować przede wszystkim o:
  • pozycji w systemie informatycznym SIMIK wg przyjętego systemu kodowego,
  • przebiegu, postępie i obecnym stanie realizacji projektu/działania/programu,
  • realizacji planu finansowego projektu/działania/programu,
  • zgodności z wytycznymi i politykami Wspólnoty,
  • promocji,
  • ocenie skuteczności stosowanych instrumentów i procedur,
  • zidentyfikowanych i przewidywanych zagrożeniach realizacji projektu/działania/programu.
Sprawozdania monitoringowe to raporty dotyczące wdrażania odpowiednio projektu, działania i programu.
Wszystkie sprawozdania monitoringowe, a w szczególności raporty roczne i końcowe, powinny zawierać informacje na temat:
  • aktualnego stanu i przebiegu realizacji projektu/działania/programu z wyszczególnieniem najważniejszych zadań, które faktycznie zostały zrealizowane w okresie do którego odnosi się raport, a także zadań niezrealizowanych oraz planowanych na następny okres sprawozdawczy;
  • postępu realizacji planu rzeczowego projektu/działania/programu mierzonego wskaźnikami ustalonymi w Uzupełnieniu Programu i umowie dofinansowania;
  • finansowego wdrażania pomocy z uwzględnieniem całkowitych wydatków faktycznych poniesionych w okresie objętym raportem na poziomie działania;
  • działań podjętych w celu zagwarantowania zgodności realizowanego projektu/działania/programu z politykami wspólnotowymi (udzielanie zamówień publicznych, polityka ochrony środowiska, polityka równości szans, pomoc publiczna);
  • inicjatyw promujących interwencję danego funduszu strukturalnego w ramach wdrażania określonego projektu/działania/programu;
  • skuteczności stosowanych instrumentów realizacyjnych (ocena).
Ocena w szczególności będzie zawierać:
  • rzeczywistą datę rozpoczęcia projektu,
  • sposób zarządzania projektem po jego zakończeniu,
  • potwierdzenie, jeżeli jest to właściwe, prognoz finansowych, zwłaszcza w zakresie kosztów operacyjnych i spodziewanych przychodów,
  • potwierdzenie społeczno-ekonomicznych przewidywań, w szczególności spodziewanych kosztów i zysków,
  • wskazanie zastosowanych środków ochrony środowiska oraz związanych z tym kosztów, w tym zgodność z zasadą "zanieczyszczający płaci".
Raporty będą wypełniane elektronicznie w systemie informatycznym SIMIK, zgodnie z uprawnieniami instytucji. Automatycznie oznaczany kodem i opatrzony właściwą kategorią interwencji będzie przekazywany przez właściwe do sporządzenia raportów instytucje do innych podmiotów raportowania.
Rolą Instytucji Pośredniczących w zarządzaniu ZPORR - Urzędów Wojewódzkich oraz jednostek uczestniczących w zarządzaniu komponentem regionalnym ZPORR - Urzędów Marszałkowskich - jest:
  • udostępnienie posiadanych danych pochodzących m.in. z systemu zbierania danych finansowych i rzeczowych - SIMIK; dane na poziome województwa będą potrzebne np. przy przeprowadzaniu ewaluacji działań czy komponentu wojewódzkiego ZPORR,
  • udostępnienie posiadanych dokumentów, np. raportów okresowych, rocznych, raportów po zakończeniu programu, rocznego raportu o nieprawidłowościach,
  • wykorzystywanie wyników prowadzonych badań ewaluacyjnych.