Strona główna / Wydziały Urzędu / Wydział Rozwoju Regionalnego / ZPORR Promocja / Przydatne wskazówki

Przydatne wskazówki

Promocja projektu może mieć kilka zadań:

Pozyskanie partnerów w realizacji projektu.
Zachęcenie do udziału w projekcie potencjalnych beneficjentów.
Zmiana postaw społeczności do której adresowany jest projekt.
Nagłośnienie podejmowanych działań.
Budowanie wizerunku organizacji realizującej projekt i sponsora projektu.
Promocja wspólnoty lokalnej (miejscowości, gminy, miasta, regionu)

Jak widać promocja projektu musi być uzależniona od tego: a) do kogo ją adresujemy, b) co chcemy osiągnąć. Dlatego też specjaliści Public Relations rozpoczynają swoje działania od wyznaczenia "publiczności" - czyli potencjalnych odbiorców informacji.

W przypadku projektu realizowanego na poziomie gminy lub powiatu takimi "publicznościami" mogą być:

władze lokalne,
instytucje i organizacje z terenu objętego programem,
wszyscy mieszkańcy gminy (powiatu),
potencjalni beneficjenci (uczestnicy szkoleń, korzystający z pomocy)
lokalne media,
sponsorzy (finansujący nasze działania: programy pomocowe, firmy prywatne, instytucje publiczne).

Każda z tych grup ma swoją specyfikę, a co za tym idzie trzeba zastosować inne kanały komunikacji. Inny jest także zakres informacji jakie musimy przekazać. Np. informacje dla potencjalnych sponsorów i partnerów musza na tyle dokładne aby pozyskać współprace i zaangażowanie partnerów. Z kolei informacje dla mieszkańców nie powinny być obarczone nadmiernymi szczegółami.

W praktyce w promocji projektu stosowane są następujące metody:

spotkania, konferencje itp.
materiały promocyjne: ulotki, broszury, wkładki do gazet.
tablice informacyjne,
informacje w lokalnych mediach,
wykorzystanie istniejących kanałów informacji (organizacje pozarządowe, firmy prywatne, tradycyjne formy przekazywania informacji, ogłoszenia z ambony itp.)

Należy pamiętać, że jeśli wymagane jest dokładne przekazanie informacji lub zachodzi potrzeba przekonania kogoś najskuteczniejsze są bezpośrednie kanały przepływu informacji (rozmowa, spotkanie itp.) Metody pośrednie jak. informacje prasowe, ogłoszenia, ulotki stosujemy jeśli musimy przekazać nieskomplikowane informacje dużej liczbie odbiorców. Umiejętne przekonywanie polega na właściwym doborze argumentów które kierujemy do naszych odbiorców.

Argumenty jakie używamy w komunikacji mają charakter:

logiczny - konkretne rezultaty, liczby, korzyści jakie odniesie odbiorca, itp.
emocjonalne - jaskrawe ukazanie zagrożeń, odwołanie się do indywidualnych "poruszających" przykładów, negatywne wizje przyszłości jakie mogą mieć miejsce gdy nic nie zrobimy z naszym problemem, odwołanie się do dumy, ambicji.

Umiejętne stosowanie tych dwóch rodzajów argumentów może przynieść nam sukces. Należy tylko starannie dobierać sposób argumentacji w zależności od grupy odbiorców do której kierujemy nasz przekaz.

W trakcie projektu można wyłonić kilka etapów promocji projektu:

W trakcie opracowania projektu.
W początkowej fazie realizacji.
Bieżąca promocja.
Zakończenie projektu i promowanie jego efektów.

W pierwszym etapie wiele zależy od osób lub organizacji która promuje projekt. Przydaje się tu bardzo wiarygodność zbudowana przez wcześniejsze działania lub doświadczenie zaangażowanych osób. W tym etapie promocja najczęściej skierowana jest do wąskiej grupy potencjalnych partnerów i współrealizatorów projektu. Niezastąpione usługi oddaje tutaj bezpośrednia komunikacja (rozmowy, spotkania, dyskusje) oraz logiczna przedstawienie i wymierne określenie rezultatów (korzyści).

Drugi etap to okres wzmożonego wysiłku, w którym projekt nasz musi zaistnieć w świadomości beneficjentów, społeczności lokalnej mediów. Przekaz musi zostać dostosowany do potrzeb komunikacji pośredniej - przeważnie oznacza to uproszczenie informacji do najważniejszych (istotnych) elementów. Przydają się w tym etapie takie rzeczy jak: hasło, chwytliwy tytuł projektu, logo. Informacja o projekcie powinna dotrzeć do wszystkich zainteresowanych (jeśli to możliwe z różnych źródeł).

W trzecim etapie koncentrujemy się przeważnie na utrzymaniu zainteresowania i konsekwentnym nagłaśnianiu podejmowanych działań. Jest to raczej etap utrzymywania zainteresowania niż zdobywania go.

Ostatni etap to nagłośnienie efektów projektu i jego podsumowanie. Każdy sponsor czy instytucja lubi otrzymać informacje o wymiernych rezultatach wydawania własnych pieniędzy. Poza argumentami typowo logicznymi (liczba uczestników, kilometry drogi lub wodociągu) dla sponsora ważne są także konkretne nazwane przykłady (osoba która po długim czasie bezrobocia zakłada własną firmę, przestępca powracający na drogę cnoty). Przykłady mają większą siłę oddziaływania emocjonalnego i wpływania na postawy ludzi. W etapie tym należy zatroszczyć się aby uczestnicy projektu oraz jego sponsor otrzymali informację co zrobiliśmy. Informacja taka buduje wiarygodność naszej organizacji, a przez to sprzyja pozyskiwaniu sponsorów i partnerów w przyszłości.

Pamiętaj: "Rób dobrze i głośno o tym mów"

Wykorzystano:
"Jak zdobyć fundusze z Unii Europejskiej?" UKIE 2004